La Importancia y Obligaciones de la Factura Electrónica

En la era digital, la factura electrónica se ha convertido en un instrumento clave para las operaciones comerciales. Su implementación no solo mejora la eficiencia sino que también cumple con requerimientos legales. En este artículo, analizaremos detalladamente quiénes están obligados a utilizar la factura electrónica, cómo se debe emitir y recibir, y las sanciones aplicables por su incumplimiento.

1. ¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es un documento legal digital que cumple con las mismas funciones que una factura tradicional en papel. Su principal diferencia radica en el medio de transmisión, siendo la factura electrónica transmitida digitalmente. Desde 2015, se ha establecido como requisito obligatorio para proveedores de la Administración Pública en España​​.

2. Obligatoriedad de la Factura Electrónica entre 2023 y 2025

Según la Ley Crea y Crece, entre 2023 y 2025, la factura electrónica será mandatoria para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales B2B (entre empresas)​​. Esto implica una ampliación significativa de su ámbito de aplicación, afectando a un mayor número de entidades comerciales.

3. ¿Quiénes Deben Emitir Facturas Electrónicas?

La obligación de emitir facturas electrónicas recae sobre todas las empresas y autónomos que realicen operaciones comerciales con otros empresarios o profesionales. Existen excepciones, como las facturas simplificadas o cuando una de las partes no está establecida en España​​.

4. Proceso de Emisión y Recepción de la Factura Electrónica

Las empresas pueden optar por sistemas de facturación electrónica privados o por la solución pública gestionada por la AEAT. Estos sistemas deben permitir la emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas, garantizando su legalidad y eficiencia​​.

5. Obligaciones y Derechos en la Facturación Electrónica

Las empresas deben transmitir las facturas electrónicas a sus clientes y recibir las de sus proveedores, utilizando alguno de los sistemas aprobados. Además, deben remitir una copia de cada factura a la solución pública si no usan esta para la facturación​​.

6. Sanciones por Incumplimiento

El no cumplimiento de la obligación de emitir o permitir el acceso a las facturas electrónicas puede resultar en sanciones que van desde apercibimientos hasta multas de hasta 10.000 euros, según lo estipulado en la ley Crea y Crece​​.

7. Cronograma de Implementación

La obligación de emitir factura electrónica para empresas con facturación anual superior a 8 millones de euros comenzará con la entrada en vigor de la ley. Para las empresas con facturación inferior, la obligación se aplicará dos años después​​.

8. Preguntas Frecuentes

• ¿Es siempre obligatoria la factura electrónica? No, hay excepciones como las facturas a receptores fuera de España o facturas simplificadas.
• ¿Cómo se informa de la recepción de una factura electrónica? Debe hacerse dentro de los 4 días naturales siguientes, indicando la aceptación, rechazo y fecha de pago​.